Порядок проведення особистого прийому громадян у Державному архіві Харківської області  

   Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Державному архіві Харківської області (далі – ДАХО). 
1. Особистий прийом громадян у ДАХО здійснюється відповідно до ст. 22 Закону України «Про звернення громадян» в установленому порядку.
2. Прийом громадян проводиться директором ДАХО та його заступниками.
3. Особистий прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України здійснюється першочергово. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
4. Інформація про порядок і графік проведення особистого прийому громадян керівництвом ДАХО публікується на веб-сайті ДАХО http://www.archives.kharkov.ua/ у розділі «Інформація для відвідувачів сайту» та розміщується на дошках оголошень у доступному для вільного огляду місці.
5. Особистий прийом громадян проводиться в день звернення заявника без попереднього запису.
6. Вхід громадян на прийом до службових кабінетів потребує пред’явлення документів, що посвідчують їх особистість.
7. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами.
Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
8. Для забезпечення кваліфікованого роз'яснення порушених громадянином питань посадова особа може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів ДАХО або одержувати від них потрібну інформацію.
9. У разі, коли розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції ДАХО, посадова особа пояснює громадянинові, до якого органу державної влади, підприємства, організації чи установи необхідно звернутися і, по можливості, сприяє цьому (надає адресу, номер телефону тощо).
10. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви, яка буде розглянута в порядку, установленому законодавством для письмових звернень.
11. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
12. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівництвом ДАХО, проводиться у разі, коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті. У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.
13. Звернення може бути подано особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). У зверненні мають бути вказані прізвище, ім’я та по-батькові, місце проживання громадянина та зміст питання, що розглядається. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.
14. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.
15. Відповідно до ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації. Якщо в місячний термін вирішити питання неможливо, то керівництвом ДАХО термін його вирішення може бути подовжений до 45 календарних днів з обов‘язковим повідомленням заявника.
16. Працівник, відповідальний за ведення діловодства у ДАХО:
- забезпечує направлення звернення, що подано на особистому прийомі, безпосередньо тим виконавцям, до відання яких належить їх розгляд і вирішення;
- здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі.
17. Стан роботи із зверненнями громадян періодично розглядається на засіданнях колегії ДАХО.
 18. Посадові особи ДАХО несуть відповідальність за недотримання вимог Закону України «Про звернення громадян» та Указу Президента України від 07 лютого 2008 р. № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» щодо здійснення особистого прийому громадян і розгляду їхніх звернень. 

Наказ про затвердження графіку проведення особистого прийому громадян у Державному архіві Харківської області  (від 22.02.2012 № 10) 

Графік особистого прийому громадян керівництвом Державного архіву Харківської області