Галузеві програми - Державний архів Харківської області

Загальна частина

У сучасних умовах проблеми захисту національної культурної спадщини набувають стратегічної ваги та актуальності. Контроль за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) є невід’ємною складовою діяльності архівних установ області щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви документальних джерел інформації, частину яких становлять пам’ятки світового значення – унікальні документи, вимагають особливої уваги до умов їх зберігання. Цей напрямок діяльності архівних установ – складана комплексна задача, яка потребує здійснення комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.
В архівній справі області вирішення існуючої проблеми забезпечення гарантованого зберігання національної документної спадщини потребує формування єдиної конструктивної системи контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ через реалізацію відповідної довгострокової програми за умови чіткої координації цього напрямку діяльності Державним архівом Харківської області, з подальшим інформуванням про підсумки реалізації програми Держкомархів України.
Саме розробка та прийняття Регіональної програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки (далі – Програма) сприятиме вирішенню проблеми захисту національної культурної спадщини. Її розроблено на підставі Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2009-2019 роки, затвердженої наказом Держкомархіву України від 10.11.2009 № 190. Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігти можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.
Для успішного розв’язання поставлених питань необхідно забезпечити виконання завдань і заходів, передбачених Програмою (додатки 1, 2, 3).

Мета і завдання Програми

Мета Програми – забезпечення довгострокового збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ як в окремому архівосховищі, архівній установі, так і НАФ в цілому та запобігання пошкодження й втрати документів додатковими заходами архівних установ. Це можливо лише за умови організації постійного контролю за станом документів НАФ, а також застосування певного комплексу методів його вивчення. Регулярний контроль та від слідкування у динаміці низки показників, параметрів, факторів технологічного й соціального характеру, які прямо чи опосередковано впливають на стан і безпечність користування архівними документами (їх фізичний стан, температурно-вологісні, технологічні, охоронні та інші умови їх зберігання в архівосховищах, інтенсивність користування ними тощо), надасть можливість здійснити комплексну оцінку й прогнозування ймовірних наслідків існуючого режиму зберігання (чи навпаки, його порушень з тих чи інших причин) і вироблення на цій підставі відповідних організаційно-управлінських, методичних рішень, обґрунтування потреби у проведенні наукових досліджень.
Основні завдання Програми:
- перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;
- виявлення та усунення недоліків в обліку документів;
- виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;
- виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;
- координація роботи архівних установ у справі контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ;
- координація фінансових, матеріально-технічних і трудових ресурсів для забезпечення довготривалого збереження документів та їх використання.

Основні засади Програми

Контроль має комплексний характер і спрямований як на оперативну діагностику, вирішення практичних завдань впродовж певного періоду, так і на віддалену перспективу.
Відповідно до загальної концепції Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» об’єктом контролю виступають документи НАФ незалежно від місця їх зберігання та права власності на них.
Предметом контролю виступають різноманітні чинники та показники, які характеризують наявність, стан та рух зазначених документів.
Систематичний аналіз статистичних показників та фактографічних даних з метою накопичення і узагальнення відомостей про стан НАФ як в цілому, так і в окремих архівних установах області, стеження за розвитком ситуації створює основу для вироблення та підтримки управлінських рішень щодо забезпечення збереженості НАФ. Дані, отримані в процесі контролю, дадуть можливість оперативно підключитися до розв’язання проблемних ситуацій, що виникають у процесі зберігання документів НАФ.

Фінансове забезпечення Програми

Фінансування Програми здійснюється у межах бюджетних призначень, передбачених місцевим органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування, що є виконавцями заходів Програми у державному та місцевих бюджетах, а також інших джерел, не заборонених законодавством.

Механізм реалізації Програми, організація управління та контроль за виконанням Програми

Координацію діяльності зацікавлених місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, пов’язаної з виконанням Програми, здійснює Державний архів Харківської області.

Очікувані результати виконання Програми

Реалізація заходів, передбачених Програмою (додаються), дасть можливість:
- запобігти збільшенню пошкодженню та втрати документів НАФ;
- удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;
- сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;
- впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів;
До основних повноважень Державного архіву Харківської області як замовника робіт з виконання завдань Програми належать:
- розгляд пропозицій щодо внесення змін до Програми;
- організація експертизи, оцінка та приймання виконаних робіт;
- внесення пропозицій щодо фінансування, обсягу та виконавців робіт.
Безпосередніми виконавцями завдань Програми є Державний архів Харківської області, архівні відділи районних державних адміністрацій та міських рад області й підприємства, установи та організації-джерела формування НАФ, що передають документи на довічне державне зберігання.